EcoVadis: Tipps für mehr Punkte im Rating
Wie holt man aus den bis zu 55 Nachweisdokumenten das Maximum an EcoVadis-Punkten heraus? Dieser Gastbeitrag zeigt die häufigsten Fehlerquellen bei den Formalien und praktische Kniffe rund um Nachweise.
- Formalien entscheiden: Schon kleine Fehler bei Gültigkeit, Unternehmensname oder Format führen dazu, dass Nachweisdokumente abgelehnt werden
- Jedes Dokument muss formale Mindestanforderungen erfüllen: Datum, Unternehmensname, Logo und ausreichende Gültigkeit
- Richtlinien und Maßnahmen dürfen maximal acht Jahre alt sein, Ergebnisse wie Kennzahlen und Berichte maximal zwei
- Insgesamt dürfen nur 55 einzelne Dokumente eingereicht werden – wer Dokumente clever und breiter anlegt, spart Plätze
- Synergien voll ausschöpfen: Nachhaltigkeitsberichte nach VS oder ESRS, ISO-Zertifizierungen oder Mitarbeitendenhandbücher liefern Bausteine für mehrere Fragen gleichzeitig
Im ersten Teil dieser Reihe ging es darum, wie EcoVadis grundsätzlich bewertet und warum das Rating Managementtransparenz statt tatsächlicher Nachhaltigkeitsleistung misst. Dieser Gastbeitrag von sustentio knüpft daran an: Wer die Logik verinnerlicht hat, steht vor der konkreten Umsetzung und stellt schnell fest, dass besonders bei der formal korrekten Aufbereitung der Nachweise Punkte verloren gehen. Wie holt man aus den bis zu 55 hochzuladenden Dokumenten das Maximum heraus?
Nachweisdokumente: die Basics und formale Stolpersteine
EcoVadis ist ein evidenzbasiertes Rating. Jede Angabe zählt also nur, wenn sie durch ein passendes Dokument belegt wird. Aber nicht jedes Dokument, das inhaltlich passt, wird auch anerkannt. Jedes eingereichte Dokument wird von Analyst:innen gegen ein festes Set formaler Kriterien geprüft. Wird auch nur eines davon verfehlt, zählt der Nachweis nicht – selbst wenn das Unternehmen inhaltlich alles richtig macht.
Relevanz ist die erste Hürde: Ein Dokument muss sich klar auf die aktivierten Nachhaltigkeitskriterien und den festgelegten Bewertungsumfang beziehen. Allgemeine Unternehmensbroschüren ohne konkreten Bezug helfen wenig. Dazu kommen formale Vorgaben. Jedes Dokument braucht ein Ausstellungs- oder Überprüfungsdatum, den Unternehmensnamen und ein Logo. Fehlt das Datum oder ein Beweis für die Zuordnung zum Unternehmen, wird das Dokument in der Regel nicht anerkannt.
Auch die Gültigkeit ist strikt geregelt. Richtlinien und Aktionen dürfen maximal acht Jahre alt sein, Ergebnisse wie Kennzahlen und Berichte hingegen nur maximal zwei. Wer also mit einem fünf Jahre alten Nachhaltigkeitsbericht punkten will, muss davon ausgehen, dass dieser als Ergebnis-Nachweis nicht mehr zählt. Grundsätzlich müssen alle Dokumente ein maschinenlesbares Format haben. Excel-Dateien und Slides können geeignet sein, gescannte Fotos eher nicht.
Sehr häufig haben Unternehmen bei ihren ersten EcoVadis-Ratings noch nicht alle Dokumente im idealen Format vorliegen. Hier ist das Prinzip der Glaubwürdigkeit entscheidend: Dokumente, die erkennbar ausschließlich für EcoVadis erstellt wurden, werden nicht anerkannt. Statt schnell eine Kulisse aufzubauen, lohnt es sich, zusätzliche Angaben sinnvoll in bereits vorhandene Dokumente einzuarbeiten.
Zwei weitere Regeln betreffen die Menge der Nachweise. Dokumente können nicht miteinander verbunden oder verkettet werden, und insgesamt dürfen nur 55 einzelne Dokumente eingereicht werden. Mit dieser Zahl muss auch bei ausführlichen Fragebögen gehaushaltet werden. Eine „Abkürzung" über Links gibt es nicht: Links oder eingebettete Dateien werden von den Analystinnen und Analysten grundsätzlich nicht geöffnet. Es zählen also nur eigenständige Dokumente.
Weitere Tipps für effektive Arbeit am Rating
Neben den reinen Formalien gibt es organisatorische und inhaltliche Hebel, mit denen sich die Bearbeitung zeiteffizient gestalten lässt.
- Den Bewertungsumfang klären. Bevor es an die eigentliche Dokumentensammlung geht, lohnt sich eine Abklärung des Bewertungsumfangs. Nachweise müssen sich konsequent auf denselben Rahmen beziehen, etwa nur die Muttergesellschaft oder die gesamte Unternehmensgruppe. Wer das übersieht, sammelt am Ende Nachweise, die nicht zum geforderten Umfang passen – das kostet viel Zeit und gegebenenfalls Punkte.
- Auslassungen vermeiden. Alle freigeschalteten Fragen müssen vollständig beantwortet werden. Unvollständige oder ausgelassene Antworten riskieren Punkte, selbst wenn an anderer Stelle im Fragebogen bereits vergleichbare Informationen stehen. Auch wenn eine Maßnahme erst im Aufbau ist oder noch keine perfekten Kennzahlen vorliegen: Eine transparente Teilbeantwortung ist besser als ein komplettes Auslassen.
- Die EcoVadis-Sprache sprechen. EcoVadis verwendet eigene Definitionen für Begriffe wie „Richtlinie" oder „Maßnahme", die nicht zwangsläufig mit dem unternehmensinternen Verständnis übereinstimmen. Wer seine Terminologie nicht mit der von EcoVadis abgleicht, verschenkt regelmäßig Punkte für Dinge, die im Unternehmen längst vorhanden sind, im Fragebogen aber nicht als solche erkannt werden.
- Dokumente mehrfach nutzen. Angesichts des Limits von 55 Dokumenten lohnt es sich, gezielt auf Nachweise zu setzen, die mehrere Fragen gleichzeitig abdecken. Eine übergreifende Richtlinie, die sämtliche Umweltthemen bündelt, oder ein Mitarbeitendenhandbuch, das Arbeitssicherheit, Arbeitsbedingungen, Diversität und Weiterbildung abdeckt, ist effizienter als viele kleinteilige Einzeldokumente. Das erleichtert die Einreichung und das interne Dokumentenmanagement.
- Vorhandene Strukturen nutzen. Bausteine aus dem bestehenden Management und Reporting lassen sich oft direkt für EcoVadis nutzen. Eine ISO-14001-Zertifizierung bringt bereits dokumentierte Umweltpolitiken mit. Ein Nachhaltigkeitsbericht nach VSME oder ESRS liefert häufig Kennzahlen, die sich ohne großen Mehraufwand für den Fragebogen nutzen lassen. Wer diese Überschneidungen kennt, muss deutlich weniger Dokumente neu erstellen.
Der Blick für's große Ganze
Keiner dieser Kniffe ersetzt eine solide inhaltliche Nachhaltigkeitsarbeit. Aber sie entscheiden häufig darüber, ob vorhandenes Engagement im Rating auch tatsächlich sichtbar wird. Ein Unternehmen, das viel richtig macht, aber die formalen Anforderungen an Nachweisdokumente ignoriert, verschenkt im Zweifel genauso viele Punkte wie eines, das inhaltlich noch am Anfang steht. Umgekehrt gilt: Wer seine Dokumente sauber vorbereitet, die EcoVadis-Terminologie kennt und bestehende Synergien konsequent nutzt, holt aus vorhandener Substanz mehr heraus – ganz ohne zusätzliche Maßnahmen im Unternehmen.
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Häufige Fragen zu EcoVadis-Nachweisen
Wie viele Dokumente darf ich bei EcoVadis maximal einreichen?
Insgesamt dürfen 55 einzelne Dokumente hochgeladen werden. Dokumente zu verschiedenen Themen können nicht miteinander verbunden oder verkettet werden. Daher lohnt es sich, gezielt auf Nachweise zu setzen, die mehrere Fragen gleichzeitig abdecken – zum Beispiel eine übergreifende Umweltrichtlinie statt mehrerer Einzeldokumente.
Wie alt dürfen Nachweisdokumente für Richtlinien und Maßnahmen sein?
Richtlinien und Aktionen dürfen maximal acht Jahre alt sein. Für Ergebnisse wie Kennzahlen und Berichte gilt eine deutlich kürzere Frist von maximal zwei Jahren, da diese den aktuellen Stand der Umsetzung belegen sollen.
Werden Links oder eingebettete Dateien bei EcoVadis akzeptiert?
Links und eingebettete Dateien werden von den Analystinnen und Analysten grundsätzlich nicht geöffnet und damit auch nicht als Nachweis anerkannt. Jedes Dokument muss eigenständig und direkt einsehbar hochgeladen werden.
Deckt ein ISO-14001-Zertifikat den Umweltbereich ab?
Ein ISO-14001-Zertifikat bringt bereits dokumentierte Umweltpolitiken mit und deckt damit einen Teil der Anforderungen ab, ersetzt aber nicht automatisch alle Nachweise im Umweltbereich. Es lohnt sich, gezielt zu prüfen, welche zusätzlichen Aktionen, Kennzahlen oder Berichte für die jeweiligen Kriterien noch fehlen.
Was passiert, wenn eine freigeschaltete Frage nicht beantwortet wird?
Alle für das Unternehmen freigeschalteten Fragen müssen vollständig beantwortet werden. Auslassungen oder unvollständige Antworten kosten Punkte, selbst wenn an anderer Stelle im Fragebogen bereits vergleichbare Informationen hinterlegt sind.
Fazit
Ein erfolgreiches EcoVadis-Rating ist eine Frage guter Vorbereitung. Besonders wichtig ist dabei die saubere, vollständige und formal korrekte Aufbereitung der Nachweise. Wer die Basics kennt, typische Fehlerquellen wie Auslassungen oder falsche Terminologie vermeidet und Nachweise schlau kombiniert, vermeidet unnötigen Aufwand – und sichert genau die Punkte, die dem tatsächlichen Engagement des Unternehmens entsprechen.
Über sustentio
Sustentio begleitet Organisationen auf dem Weg zu echter, gelebter Veränderung. Das interdisziplinäre Team baut wirkungsvolle Nachhaltigkeitsstrategien und -kommunikation auf und hat mit zahlreichen Kund:innen gute EcoVadis-Scores erzielt. Dieser Artikel ist Teil einer Gastartikel-Serie von sustentio zum Thema EcoVadis.
