Ist ihr Unternehmen von der Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) betroffen und müssen Sie einen Nachhaltigkeitsbericht nach den europäischen Berichtsstandards (ESRS) erstellen? Oder befassen Sie sich freiwillig bzw. auf Druck Ihrer Kund:innen oder Lieferanten mit dem Thema und wissen nicht wo sie Anfangen sollen?
Zahlreiche Unternehmen befassen sich derzeit mit der Erstellung der doppelten Wesentlichkeitsanalyse. Dies ist ein guter Start. Aber wie geht es danach weiter? In diesem Artikel werden die durchaus komplexen Anforderungen der CSRD-Berichterstellung in lösbare Einzelschritte heruntergebrochen. Von der doppelten Wesentlichkeitsanalyse über die Erhebung der Daten bis hin zur Berichterstellung wird erläutert was zu tun ist.
CSRD-Berichterstellung: Schritt-für-Schritt Anleitung
Die Erstellung eines CSRD-konformen Berichts erfordert eine methodische Herangehensweise, die sicherstellt, dass alle relevanten Aspekte der Nachhaltigkeitsleistung Ihres Unternehmens präzise erfasst und berichtet werden.
Dieser Abschnitt bietet Ihnen eine klare Übersicht über die einzelnen Schritte, die Sie durchführen sollten, um einen vollständigen und konformen CSRD-Bericht zu erstellen, der auch von Ihrem Wirtschaftsprüfer abgesegnet wird. Apropos Wirtschaftsprüfer. Es ist ratsam diesen frühzeitig in den Prozess mit einzubinden.
- Doppelte Wesentlichkeitsanalyse durchführen: Identifizierung der relevanten Nachhaltigkeitsthemen (Auswirkungen, Risiken und Chancen – IROs) für das Unternehmen und die Stakeholder.
- Bestimmung der relevanten Datenpunkte: Ableitung anhand der wesentlichen Themen, über welche Daten (quantitativ und qualitativ) und Kennzahlen Bericht erstattet werden muss.
- Gap-Analyse und Datenerhebung: Analyse der Lücke zwischen den bereits bestehenden Daten und den benötigten Daten sowie Erhebung aus internen und externen Quellen, um die zuvor identifizierten Datenpunkte abzudecken.
- Erstellung des Berichts: Umsetzung der gesammelten Daten in einen strukturierten und verständlichen Bericht, der den CSRD-Richtlinien entspricht.
- Überprüfung und Audit: Bericht durch Wirtschaftsprüfer (begrenzte Sicherheit) überprüfen lassen, um die Richtigkeit und Vollständigkeit der Informationen zu gewährleisten.
- Finalisierung und Veröffentlichung: Notwendige Anpassungen vornehmen und Veröffentlichung des Bericht gemäß den regulatorischen Fristen und im vorgegebenen Format.
Jeder dieser Schritte wird in den folgenden Abschnitten detailliert behandelt, um ein tiefes Verständnis der erforderlichen Prozesse und Best Practices zu vermitteln. Diese strukturierte Vorgehensweise hilft, die Anforderungen der CSRD effizient zu erfüllen und die Nachhaltigkeitsbemühungen transparent darzustellen. Bei der Durchführung der Schritte sollten relevante interne und externe Stakeholder mit einbezogen werden.
1. Doppelte Wesentlichkeitsanalyse durchführen
Die doppelte Wesentlichkeit, auch doppelte Materialität genannt ist ein sehr zentrales Element der CSRD-Berichterstellung. Die Wesentlichkeitsanalyse ist ein entscheidender erster Schritt in der CSRD-Berichterstattung. Sie beinhaltet die Bewertung von Themen, die sowohl aus der Perspektive der Unternehmensauswirkungen auf die Umwelt und Gesellschaft (Outside-In) als auch aus der Sicht der Auswirkungen dieser Themen auf die Geschäftstätigkeit des Unternehmens (Inside-Out) bedeutsam sind.
Diese ganzheitliche Betrachtung ermöglicht es Unternehmen, Prioritäten zu setzen und sich auf die Aspekte zu konzentrieren, die sowohl die größte Relevanz für Stakeholder haben als auch die relevantesten Risiken und Chancen für das Unternehmen darstellen. Im Rahmen der CSRD Wesentlichkeitsanalyse müssen Unternehmen genau dokumentieren, wie sie diese Analyse durchgeführt haben, welche Stakeholder einbezogen wurden und wie die Ergebnisse in ihre Nachhaltigkeitsstrategie und Berichterstattung integriert werden.
Das Ergebnis der Wesentlichkeitsanalyse stellt üblicherweise eine Liste mit den wesentlichen Themen dar. Diese kann auch als Wesentlichkeitsmatrix grafisch abgebildet werden. Dieser Prozess ist nicht nur eine regulatorische Anforderung, sondern bietet neben wichtigen Informationen für das Risikomanagement, auch die Gelegenheit, die strategische Ausrichtung des Unternehmens hinsichtlich Nachhaltigkeit zu schärfen. Investoren, Kunden und andere Interessengruppen fordern zunehmend mehr Transparenz zu den Umwelt-, Sozial- und Governancen-Themen (ESG). Nachdem die Wesentlichkeitsanalyse abgeschlossen ist, folgt der zweite Schritt.
2. Bestimmung der relevanten Datenpunkte
In diesem Stadium gilt es, spezifische Kennzahlen und Daten zu identifizieren, die erforderlich sind, um über die als wesentlich identifizierten Themen adäquat zu berichten. Diese Datenpunkte sollten so gewählt werden, dass sie ein klares und messbares Bild der Unternehmensleistung in Bezug auf die relevanten ESG-Aspekte liefern. Unternehmen müssen dabei sicherstellen, dass die ausgewählten Datenpunkte mit den internationalen Standards und den spezifischen Anforderungen der CSRD übereinstimmen.
Konkretes Vorgehen bei der Bestimmung der ESRS Datenpunkte
- Liste der ESRS Datenpunkte: Als Ausgangspunkt ist zu empfehlen die Liste der ESRS Datenpunkte der EFRAG zur Hand zu nehmen.
- Vorlage um eigene Spalten ergänzen: Die Datenpunkte-Liste kann um weitere Spalten erweitert werden, zum Beispiel:
- Wesentlich: Ist dieser Datenpunkt wesentlich basierend auf den identifizierten wesentlichen Themen.
- Verantwortlichkeit: Welche Abteilung bzw. welche Person ist für die Erhebung dieses Datenpunktes verantwortlich.
- Datenverfügbarkeit: Sind die Informationen für den Datenpunkt bereits vorhanden oder muss noch ein Prozess zur Erhebung aufgesetzt werden.
- Datenquelle / System: In welchem System liegen die Informationen zu diesem Datenpunkt.
- Kommentare: Möglichkeit Anmerkungen und Kommentare einzufügen.
- Bestimmung der wesentlichen Datenpunkte: Basierend auf den als wesentlich identifizierten Themen bzw (Unter-)Unter-Themen kann für jeden Datenpunkt bzw. die 11 ESRS Standards (in der Excel Tabelle als Tabs abgebildet) bestimmt werden, ob dieser berichtet werden muss oder nicht. Gewisse Datenpunkte (z.B. ESRS 2 oder IRO1) sind für alle Unternehmen verpflichtend.
- Weitere Spalten ausfüllen (optional): Die Tabelle inklusive der hinzugefügten Spalten vollständig ausfüllen. Diese kann auch um weitere relevante unternehmensspezifische Datenpunkte erweitert werden.
- Filter anwenden: Die Datenpunkte Liste kann nun gefiltert werden, sodass ausschließlich die berichtspflichtigen Datenpunkte angezeigt werden. Folgende Filter können angewandt werden:
- Phase-In für Unternehmen unter 750 Mitarbeitenden: Diese Datenpunkte sind für Organisationen unterhalb der Grenze zu Beginn nicht verpflichtend.
- Phase-In für alle Unternehmen: Diese Datenpunkte sind für alle Organisationen im ersten bzw. den ersten Berichtsjahren nicht verpflichtend.
- May [Voluntary]: Diese Datenpunkte können, müssen aber nicht berichtet werden.
- Wesentlich: Nur die als wesentlich markierten Datenpunkte anzeigen lassen.
Die „Übersetzung“ der wesentlichen Themen in die wesentlichen Datenpunkte kann bei über 1.100 Datenpunkten relativ zeitintensiv sein. CSR Tools unterstützt seine Kunden bei der Ermittlung der wesentlichen Datenpunkte und hat hierfür auch das EFRAG Template entsprechend erweitert und mit hilfreichen Markos ausgestattet.
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3. Gap-Analyse und Datenerhebung
Der dritte Schritt in der CSRD-Berichterstellung umfasst die Durchführung einer Gap-Analyse und die anschließende Datenerhebung. In der Gap-Analyse wird ermittelt, welche Daten bereits vorhanden sind und welche zusätzlichen Informationen noch gesammelt werden müssen, um die aus der Wesentlichkeitsanalyse hervorgegangenen Anforderungen vollständig abzudecken.
Die zusätzlichen Spalten ‚Verantwortlichkeit‘, ‚Datenverfügbarkeit‘ und ‚Datenquelle / System‘ aus dem vorherigen Schritt sind hilfreich, um schnell einen Überblick zu bekommen, welche Daten noch nicht vorhanden sind, wer dafür verantwortlich ist und in welchen Systemen die vorhandenen Daten liegen.
Diese Analyse hilft dabei, Lücken in den vorhandenen Datenquellen zu identifizieren und Prioritäten für die Datensammlung zu setzen. Nach der Identifizierung dieser Lücken folgt die Datenerhebung, bei der gezielt jene Daten beschafft werden, die notwendig sind, um ein umfassendes Bild der ESG-Leistung des Unternehmens zu zeichnen. Dieser Prozess erfordert eine systematische Herangehensweise, um sicherzustellen, dass die gesammelten Daten zuverlässig, genau und repräsentativ sind. Unternehmen müssen möglicherweise neue Methoden und Werkzeuge implementieren oder bestehende Prozesse anpassen, um die benötigten Informationen effektiv zu erfassen und zu verarbeiten.
4. Erstellung des Berichts
Nach der erfolgreichen Datenerhebung folgt der vierte Schritt im Prozess zur CSRD-Berichterstellung: die Erstellung des Berichts. In dieser Phase werden die gesammelten Daten strukturiert und in einem Format aufbereitet, das den CSRD-Anforderungen entspricht. Der Bericht muss digital und maschinenlesbar (Stichwort ESEF – European Single Electronic Format) bereitgestellt werden und die Informationen müssen ab 2026 nach dem XBRL-Standard markiert werden.
Der Nachhaltigkeitsbericht nach den europäischen Berichtstandards sollte nicht nur die quantitativen Daten umfassen, sondern auch qualitative Erläuterungen und Analysen zu den wesentlichen Themen bieten. Es ist wichtig, dass der Bericht klar, kohärent und für alle Stakeholder nachvollziehbar ist. Dazu gehört, dass komplexe Informationen verständlich aufbereitet und wesentliche Erkenntnisse hervorgehoben werden. Unternehmen sollten sicherstellen, dass der Bericht eine Balance zwischen Detailtiefe und Übersichtlichkeit wahrt und alle relevanten ESG-Themen umfassend abdeckt. Darüber hinaus muss der Bericht die Methodik der Datenerhebung und -verarbeitung transparent machen, um Glaubwürdigkeit und Vertrauen bei den Lesenden zu stärken.
5. Überprüfung und Audit
Diese Phase ist entscheidend, um die Glaubwürdigkeit und Genauigkeit der Berichterstattung sicherzustellen. In diesem Schritt wird der Bericht einer gründlichen internen Überprüfung unterzogen, gefolgt von einem externen Audit durch unabhängige Dritte.
Die CSRD verlangt, dass der Nachhaltigkeitsbericht von einem Wirtschaftsprüfer testiert wird. Zunächst ist eine Prüfung mit begrenzter Sicherheit ausreichend, es wird aber erwartet, dass der Prüfstandard künftig mit dem Finanzbericht gleichgestellt wird und es ebenfalls eine hinreichende Prüfung bedarf.
Diese Prüfungen sind darauf ausgelegt, die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen und der Best Practices der Industrie zu bestätigen und etwaige Ungenauigkeiten oder Auslassungen zu identifizieren. Unternehmen sollten darauf achten, dass die Auditoren Zugang zu allen notwendigen Informationen und Ressourcen haben, um eine effektive Prüfung durchführen zu können. Wichtig ist daher eine saubere Dokumentation während des gesamten Prozesses.
Das Ergebnis dieser Überprüfungen sollte auch genutzt werden, um interne Prozesse und Praktiken kontinuierlich zu verbessern. Die erfolgreiche Absolvierung des Audits stärkt nicht nur das Vertrauen der Stakeholder in die Zuverlässigkeit der ESG-Berichte, sondern fördert auch die Transparenz und Rechenschaftspflicht des Unternehmens.
6. Finalisierung und Veröffentlichung
Nachdem der Bericht durch Überprüfungen und Audits validiert wurde, nehmen Unternehmen die notwendigen Anpassungen vor, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt und vollständig sind. Dieser Schritt umfasst auch die endgültige Genehmigung des Berichts durch die Geschäftsführung und den Aufsichtsrat (beide Organe sollten bereits während des Prozesses regelmäßig eingebunden werden), was dessen Bedeutung und die Verantwortlichkeit des Unternehmens unterstreicht.
Die Veröffentlichung sollte strategisch geplant werden, um eine maximale Reichweite und Wirkung zu erzielen. Dies beinhaltet die Auswahl geeigneter Plattformen und Formate, die sowohl den gesetzlichen Anforderungen entsprechen als auch die Zielgruppen effektiv erreichen. Unternehmen nutzen oft sowohl digitale als auch traditionelle Kanäle, um ihre CSRD-Berichte zu verbreiten, und integrieren diese in ihre allgemeine Kommunikationsstrategie. Die Transparenz, die durch die Veröffentlichung des Berichts demonstriert wird, kann das Vertrauen der Stakeholder stärken und das Image des Unternehmens als verantwortungsbewussten Akteur in der Wirtschaft fördern.
CSRD-Berichterstellung: Ist der Einsatz von ESG Software sinnvoll?
Nur sechs Schritte bis zum fertigen CSRD Bericht? Klingt ja einfach?
Leider klingt es wohl einfacher als es in der Praxis tatsächlich ist. Der Einsatz von spezialisierter ESG-Software kann einen entscheidenden Vorteil darstellen. Diese Softwarelösungen sind darauf ausgelegt, die Erstellung, Verwaltung und Übermittlung von ESG-Berichten zu vereinfachen und zu optimieren. Unsere ESG Software-Übersicht stellt die relevantesten Tools für die CSRD Berichterstattung vor.
Doch in welchen Schritten der CSRD-Berichterstellung stiftet der Einsatz von ESG-Software tatsächlich Mehrwert?
1. Wesentlichkeitsanalyse
Das Excel Template von CSR Tools unterstützt Unternehmen bei der Durchführung der doppelten Wesentlichkeitsanalyse und führt diese Schritt-für-Schritt dich den Prozess. Manche Anbieter (z.B. Luup) haben sich auf die Wesentlichkeitsanalyse spezialisert. Aber auch einige All-in-One ESG-Softwarelösung ermöglichen Unternehmen, die Impact und finanzielle Materialität effizient zu bewerten und Stakeholder-Feedback automatisiert einzuholen, um zu verstehen, welche Themen für interne und externe Stakeholder von Bedeutung sind.
2. Bestimmung der relevanten Datenpunkte
Nach der Wesentlichkeitsanalyse hilft ESG-Software dabei, relevante Datenpunkte präzise zu identifizieren und zu kategorisieren. Sie ermöglicht eine systematische Erfassung und Verwaltung dieser Datenpunkte, was insbesondere bei der Compliance mit den detaillierten Anforderungen der CSRD von Vorteil ist. Durch integrierte Reporting-Standards kann die Software sicherstellen, dass alle relevanten Aspekte abgedeckt werden. Leider decken viele Softwarelösungen diesen Schritt noch nicht ab, sodass dies manuelle durchgeführt werden muss.
3. Datenerhebung
Bei der Datenerhebung kommt der vielleicht größte Vorteil von ESG-Software zum Tragen. Sie kann automatisiert Daten aus verschiedenen internen und externen Quellen aggregieren und diese in einem zentralen System speichern. Dies vereinfacht nicht nur den Prozess der Datensammlung erheblich, sondern verbessert auch die Datenqualität durch Reduzierung von Übertragungsfehlern.
4. Erstellung des Berichts
In der Berichtserstellungsphase ermöglicht ESG-Software die effiziente Zusammenstellung der gesammelten Daten in einem formatierten Dokument, das den CSRD-Standards inkl. dem XBRL-Tagging entspricht. Automatisierte Templates und Berichtsstrukturen erleichtern die Erstellung konformer Berichte. Zudem bieten viele Softwareschnittstellen zur visuellen Aufbereitung der Daten, was die Lesbarkeit und Interpretierbarkeit der Berichte verbessert.
5. Überprüfung und Audit
ESG-Software kann auch die Überprüfungs- und Auditprozesse unterstützen, indem sie umfassende Audit-Trails bietet, die jede Dateneingabe und -änderung dokumentieren. Dies erleichtert die Nachvollziehbarkeit und Überprüfbarkeit der Daten für interne und externe Prüfer.
6. Finalisierung und Veröffentlichung
Schließlich kann ESG-Software bei der Finalisierung und Veröffentlichung des Berichts unterstützen, indem sie Tools für die letzte Überprüfung und für Freigabeprozesse bietet. Darüber hinaus ermöglichen viele Lösungen eine direkte Veröffentlichung der Berichte auf Unternehmenswebseiten oder in sozialen Medien, was den Verbreitungsprozess beschleunigt und vereinfacht.
CSRD-Berichterstellung: Software auswählen
Der ESG-Softwaremarkt ist nach Studien von PwC und Ubirch jedoch sehr fragmentiert was die Auswahl der geeigneten Tool-Unterstützung nicht gerade einfach macht. Der CSRD Software Auswahl-Guide gibt einen klaren Plan und das Software-Bewertungsmodell eine Methode, wie Unternehmen bei der Auswahl vorgehen können. Wir von CSR Tools unterstützen Sie auch gerne beratend bei der CSRD Toolauswahl.
Zusammengefasst bietet der Einsatz von ESG-Software in jedem Schritt der CSRD-Berichterstellung erhebliche Vorteile, von der Effizienzsteigerung über die Qualitätssicherung bis hin zur Compliance. Durch die Integration einer solchen Software können Unternehmen nicht nur Zeit und Ressourcen sparen, sondern auch sicherstellen, dass ihre Berichterstattung den neuesten Standards entspricht und von ihren Stakeholdern geschätzt wird.
