Mit der Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) setzt die Europäische Union neue Maßstäbe für Transparenz und Verantwortung in der Unternehmensberichterstattung. Auch KMU, die bisher nicht unmittelbar berichtspflichtig waren, geraten durch Anforderungen entlang der Lieferkette, Finanzierungsbedingungen und steigende Erwartungen von Stakeholdern verstärkt unter Druck. Hierbei kann ein VSME Tool hilfreich sein.
Um diesen Herausforderungen zu begegnen, wurde der VSME Standard entwickelt – ein freiwilliger Rahmen, der es kleinen Unternehmen erleichtern soll, ihre Nachhaltigkeitsleistung strukturiert und vergleichbar darzustellen. Doch die Umsetzung ist alles andere als trivial: Zeitmangel, fehlendes Know-how und begrenzte Ressourcen stehen einer effektiven Nachhaltigkeitsberichterstattung oft im Weg.
Hier setzen spezialisierte VSME Tools an. Sie bieten technische und methodische Unterstützung dabei, ESG-Daten effizient zu erfassen, strukturiert auszuwerten und im Einklang mit den VSME-Vorgaben zu berichten.
Was ist der VSME Standard?
Der VSME Standard (Voluntary Sustainability Reporting Standard for Small and Medium-Sized Enterprises) wurde ins Leben gerufen, um kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) eine praxistaugliche Grundlage für die freiwillige Nachhaltigkeitsberichterstattung zu bieten. Entwickelt wird er maßgeblich von der EFRAG (European Financial Reporting Advisory Group), die auch für die Entwicklung der verbindlichen ESRS (European Sustainability Reporting Standards) im Rahmen der CSRD verantwortlich ist. Das letzte VSME-Update (Stand April 2025) gab es im Dezember 2024.
Im Gegensatz zu den umfassenden Anforderungen der CSRD, die seit dem Omnibus-Vorschlag vor allem große Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitende adressiert, ist der VSME Standard modular, leichtgewichtig und an den realen Ressourcen kleiner Unternehmen orientiert. Er konzentriert sich auf die wesentlichen ESG-Aspekte (Environment, Social, Governance), die für KMU relevant sind – beispielsweise CO₂-Emissionen, Energieverbrauch, Mitarbeiterbelange oder Lieferkettenrisiken.
Der Standard beinhaltet insgesamt 190 Angabepflichten, die in ein verpflichtendes Basis-Modul (Basic Module) und ein freiwilliges umfassendes Modul (Comprehensive Module) unterteilt sind. Die zunehmende Marktnachfrage nach Transparenz und ESG-Daten macht den VSME Standard in Kombination mit der Wesentlichkeitsanalyse zu einem strategischen Instrument für viele Unternehmen, um ihre Wettbewerbsfähigkeit zu sichern und ihre Nachhaltigkeitsziele glaubwürdig zu kommunizieren.
Weitere Informationen zum „kleinen“ ESRS findest du auch in der Aufzeichnung und der Präsentation unseres VSME-Webinars.
Braucht man überhaupt ein VSME Tool?
Die zentrale Frage, die sich viele kleine und mittlere Unternehmen stellen: Reicht eine einfache Word- oder Excel-Vorlage zur Nachhaltigkeitsberichterstattung – oder braucht es wirklich eine spezialisierte Softwarelösung für den VSME-Bericht?
Was sind die Vorteile eines VSME Tools?
Ein VSME Tool bietet im Vergleich zu manuellen Dokumentvorlagen eine Vielzahl von Vorteilen. Dazu gehören:
- Geführte Datenerfassung: VSME Tools bieten strukturierte Eingabemasken, die Nutzer durch alle relevanten ESG-Kategorien im Basis- und umfassenden Modul führen – so wird nichts übersehen.
- Automatische Plausibilitätsprüfungen: Eingabefehler oder fehlende Angaben werden frühzeitig erkannt.
- Berichtsgenerierung auf Knopfdruck: Die Software kann Berichte im gewünschten Format exportieren – oft inklusive visueller Elemente und teilweise sogar in verschiedenen Sprachen.
- Versionierung und Teamarbeit: In Cloud-basierten Tools können mehrere Nutzer gleichzeitig an der Berichterstattung arbeiten und es können verschieden Berechtigungen vergeben werden.
- Updates nach aktuellen Standards: Gute Tools passen sich automatisch an neue regulatorische Entwicklungen an, wie z. B. mögliche künftige Änderungen durch die EFRAG.
- Schnittstellen: Einige VSME Tools lassen sich mit bestehenden ERP-, HR- oder Energiemanagementsystemen verbinden, sodass relevante Daten automatisiert übernommen und ausgewertet werden können.
Was sind die Vorteile klassischer VSME-Vorlagen (Word/Excel)?
Gleichzeitig haben klassische Methoden weiterhin ihre Berechtigung – vor allem in kleinen Organisationen oder im frühen Stadium der Nachhaltigkeitsarbeit:
- Kostengünstig: Vorlagen kann man meist sehr preiswert herunterladen und es gibt keine jährliche Lizenzgebühren. Die VSME-Berichtsvorlage von CSR Tools (inkl. Anleitungen, Hilfestellungen, VSME Datenpunkte-Liste, etc) gibt es bereits für 699€.
- Flexibilität: Anpassungen sind schnell gemacht, ohne technisches Know-how.
- Geringe Einstiegshürde: Keine Registrierung, kein Einführungsaufwand, keine IT-Integration notwendig, da Excel oder Word bereits in der Organisation eingesetzt werden.
- Teamarbeit: Durch die Nutzung von Cloud-Diensten kann man kollaborativ im Team am selben Dokument arbeiten – ohne Limitierung der Anzahl der User.
- Kauf: Beim Erwerb eines Templates muss man meist keinen aufwendigen Einkaufsprozess durchführen und es benötigt keine Abstimmung mit der IT oder dem internen Datenschutz.
Fazit zur Nutzung eines VSME Tool
Ein Tool zur Umsetzung des VSME Standards ist kein Muss, kann aber in bestimmten Kontexten einen echten Mehrwert bieten – insbesondere bei wiederkehrender Berichterstattung oder wenn mehrere Personen beteiligt sind.
Allerdings sollte man die Größe und Komplexität des VSME Standards realistisch einschätzen: Der Umfang ist bewusst schlank gehalten, was bedeutet, dass sich aufwendige IT-Integrationen oder kostspielige Schnittstellenlösungen in vielen Fällen nicht lohnen – vor allem nicht für kleine Unternehmen mit geringem Datenvolumen. Zudem macht man sich gewissermaßen abhängig und ist weniger flexibel beim Einsatz einer Softwarelösung.
Dennoch können moderne Tools – insbesondere durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) – Vorteile bieten: Sie unterstützen bei der automatisierten Erstellung von qualitativen Angaben (immerhin 110 Datenpunkte), bieten Textvorschläge oder generieren ganze Kapitel auf Basis der eingegebenen Unternehmensdaten. Gerade bei Themen wie Umweltstrategie, sozialen Maßnahmen oder Governance-Prinzipien lassen sich damit Zeit und Ressourcen sparen, ohne an Qualität zu verlieren. Wobei man die KI selbstverständlich auch mit einer Template-Lösung durch gezielte KI-Prompts für den VSME-Bericht einsetzen kann.
Bewertungskriterien für die Auswahl des VSME Tool
Die Auswahl eines geeigneten VSME Tools sollte nicht dem Zufall überlassen werden – denn auch wenn viele Lösungen ähnlich wirken, unterscheiden sie sich teils erheblich in Bezug auf Funktionsumfang, Benutzerfreundlichkeit und Kosten. Um eine fundierte Entscheidung zu treffen, lohnt sich der Blick auf den CSRD-Software-Auswahl-Guide oder folgende zentrale Kriterien:
- Benutzerfreundlichkeit: Ein intuitives und klar strukturiertes Interface spart Zeit und reduziert die Einstiegshürde – besonders wenn im Unternehmen wenig Erfahrung mit ESG-Berichterstattung vorhanden ist. Achten Sie auf Tools mit klarer Nutzerführung, kontextuellen Hilfetexten und visuellen Orientierungselementen.
- Abdeckung der VSME-Inhalte: Nicht jede ESG-Reporting-Software ist automatisch VSME-kompatibel. Wichtig ist, dass das Tool auf die VSME-spezifischen Berichtsbereiche eingeht – also qualitative Angaben (z. B. Strategie, Prozesse) ebenso wie einfache quantitative Daten, sofern gefordert.
- Unterstützung für qualitative Textbausteine: Gute Tools unterstützen Sie aktiv bei der Erstellung qualitativer Inhalte, z. B. durch KI-basierte Textvorschläge oder Vorlagen.
- Design & Exportfunktionen: Ob PDF, Word oder XBRL – die Möglichkeit, Berichte schön zu gestalten und in verschiedenen Formaten auszugeben, erleichtert die interne Verwendung und externe Kommunikation. Achten Sie auch darauf, ob der Export anpassbar ist (z. B. eigenes Branding, Modulwahl).
- Datenschutz & Hosting: Gerade in sensiblen Unternehmensbereichen ist es wichtig, dass das Tool DSGVO-konform arbeitet und idealerweise in Europa gehostet wird.
- Preisgestaltung & Lizenzmodell: Viele VSME Tools bieten gestaffelte Jahreslizenzen oder Projektpakete an. Überlegen Sie, ob sich ein jährliches Abo lohnt oder ein einmaliger Lizenzkauf wirtschaftlicher ist.
- Technischer Support & Schulung: Ein kompetenter Kundensupport sowie strukturierte Onboarding- und Schulungsangebote können den Einstieg erleichtern – besonders wenn das Thema Nachhaltigkeit intern noch Neuland ist.
Die 7 besten VSME Tools & Templates in 2025
- CSR Tools: Das einzige VSME Word-Template unter den top 7 gibt es bereits für 699€ mit vorgefertigten Texten und Tabellen, strukturierter Anleitung, VSME Datenpunkte-Liste zur Datenerhebung und weiteren Tipps.
- CONSUST FramesCube: Automatisierte VSME- und ESRS-Berichte per Klick. Sehr strukturierte Umsetzung und Dashboard-Funktion.
- Code Gaia: Voll integriertes VSME-Modul für KMU mit einfachem Berichtsexport, CO2-Erfassung und geführter Datenerhebung.
- Daato/EQS: Flexible Auswahl und Abwahl relevanter Datenpunkte und Ki-Unterstützung bei der Erstellung des Nachhaltigkeitsberichts.
- Leadity: Modular aufgebautes ESG-Tool mit „VSME plus“-Ansatz. Fokus auf einen schnellen Einstieg und schlanke Reports mit integrierten Vorlagen.
- WeShyft: KI basierte Datenerfassung und Textgenerierung sowie intelligente Genehmigungsworkflows vereinfachen die Berichterstattung.
- Tanso: Individuelle Festlegung des Berichtsumfangs, Datenerfassung, automatische KPI-Berechnungen und Berichtexport in mehreren Formaten.
Zahlreiche weitere ESG-Softwarelösungen bieten ebenfalls VSME-Module an oder arbeiten gerade daran, u.a. planen im (Spät-)Sommer auch der Deutsche Nachhaltigkeitskodex (DNK) und Greenomy ihre VSME-Lösungen zu veröffentlichen.
Wir haben die CSR Tool-Übersicht mit zahlreichen CSRD-Lösungen aktualisiert, und `VSME`als Berichts-Framework ergänzt.
Häufige Fehler bei der Auswahl des VSME Tools vermeiden
Die Auswahl eines VSME Tools sollte strategisch erfolgen – denn eine falsche Entscheidung kann zu Frustration, Zeitverlust oder sogar zu fehlerhaften Berichten führen. Hier sind die häufigsten Stolperfallen, die es zu vermeiden gilt:
1. Überdimensionierte Tools wählen
Viele Unternehmen greifen vorschnell zu komplexen ESG-Suiten, die eigentlich für große Konzerne mit umfassenden Berichtspflichten (nach ESRS) gedacht sind. Für kleine Unternehmen mit überschaubaren Berichtspflichten kann ein solches System überteuert und überfrachtet wirken. Ein schlanker, auf VSME fokussierter Ansatz ist oft effektiver.
2. Datenschutzaspekte unterschätzen
Gerade bei cloudbasierten Tools ist es essenziell, den Umgang mit sensiblen Unternehmensdaten zu prüfen. Fehlen DSGVO-Konformität, Hosting in Europa oder transparente Datenschutzhinweise, drohen Compliance-Risiken – auch außerhalb der eigentlichen Nachhaltigkeitsberichterstattung.
3. Die Bedürfnisse der Nutzer ignorieren
Berichte werden nicht von IT-Abteilungen, sondern oft von Nachhaltigkeitsbeauftragten, Geschäftsführern oder Kommunikationsverantwortlichen erstellt. Werden diese nicht frühzeitig in die Auswahl und Testphase einbezogen, drohen Akzeptanzprobleme oder Überforderung mit der Nutzeroberfläche.
4. Keine Testphase nutzen
Viele Anbieter bieten kostenlose Demos oder Testaccounts an. Diese Möglichkeiten werden oft nicht genutzt – dabei sind sie ein wertvolles Instrument, um die Praxistauglichkeit und Passgenauigkeit eines Tools vorab realistisch zu prüfen.
VSME Tool als Enabler der Nachhaltigkeitsstrategie
Mit dem VSME Standard erhalten kleine und mittlere Unternehmen erstmals einen kompakten, freiwilligen Rahmen für ihre Nachhaltigkeitsberichterstattung – abgestimmt auf ihre realen Möglichkeiten. VSME Tools können diese Berichterstattung erheblich erleichtern, strukturieren und professionalisieren.
Doch nicht jedes Unternehmen braucht zwingend eine Softwarelösung. Wer sehr schlank berichtet oder sich noch in der Orientierungsphase befindet, kann auch mit gut gestalteten Vorlagen erste Schritte gehen. Tools entfalten ihren größten Mehrwert, wenn sie gezielt eingesetzt werden, etwa zur automatisierten Texterstellung, Datenintegration oder für eine strukturierte Teamarbeit.
Unser Rat: Wähle nicht das „beste Tool im Allgemeinen“, sondern das, das am besten zu Deinem Unternehmen passt. Und vor allem: Beginne – denn nachhaltige Transformation braucht nicht nur gute Absichten, sondern klare Strukturen und verlässliche Systeme.
